Outlook Daten in andere Datenbanken exportieren

Wie sicherlich jeder Leser hier weiß werden alle Nachrichten, Kontakte etc. in einer Outlook spezifischen Datenbank abgelegt. Leider kann man diese Daten nicht so einfach in andere Datenbanken wie z.B. eine MySql Datenbank übernehmen.
Mit diesem Problem hat sich die Firma Radek Holding BV beschäftigt und eine Lösung entwickelt.

Mit dem Programm GeniusConnect könnt Ihr eure Daten in folgende Datenbanken exportieren ODBC (MS Access, mySQL, MS SQL Server, Oracle etc.).
Es werden dabei folgende Daten Microsoft® Outlook® 2002/2003/2007 exportiert:

* Kalender
* Kontakte
* Emails
* Aufgaben
* Journal
* Notizen

Es gibt sogar ein Video indem die Funktionen Schritt für Schritt erklärt werden:
http://www.geniusconnect.com/GeniusConnectDemo_EN_files/frame.htm

In der Demo Version können 49 Datenbank Einträge exportiert werden. Die nützlichen Funktionen wie die Autosychronisation sind Demoversion leider nicht vorhanden.
Aber testet das Programm einfach mal, über Kommentare dazu würde ich mich freuen.

Download

Outlook Kategorien - Outlook übersichtlicher gestalten

Immer mehr Nachrichten prasseln täglich in Ihren Posteingang, sicherlich werden Sie diese auch schön in dafür angefertigte Ordner ablegen. Aber dann liegen die Nachrichten in einem Ordner, was ist nun wenn Sie aber für ein Thema mehrere Ordner verwenden müssen. Dann geht die Sucherei wieder von vorne los.

Das können Sie in Outlook umgehen wenn Sie die Nachrichten kategorisieren.

Die Kategoieren werden dann wunderbar in Outlook abrufbar, egal um welches Element es sich handelt. So verlieren Sie keinen Überblick bei bestimmten Projekten.

Leider ist die Kategorie Funktion in Outlook noch nicht wirklich ausgeprägt, aber dafür gibt es eine Lösung den Category Manager. Dieser trennt für jeden Elementtyp die Kategorie und Sie können getrennt diese festlegen.

Bei fehlender Kategorisierung wird Ihnen eine Erinnerung angezeigt, das Programm sogar so eingestellt werden, dass das Kategorisieren sogar erzwungen werden soll.

Folgende Funktionen bringt der Category Manager mit

+ Alle Kategorien in einem Menü angezeigt werden: Mit der Funktion Quick-Cats können Sie Kategorien sehr schnell zuweisen.

+ Es gibt eine Exportfunktion mit dem Sie Outlook Kategorien exportieren und damit dritten zur Verfügung stellen können.

+ Wenn Sie Outlook Kategorien importieren möchten, können Sie selber festlegen ob Sie bestehende Einträge überschreiben oder nur erweitern wollen.

Und vieles mehr, das Programm können Sie 30 Tage kostenlos testen:

Category Manager fuer Outlook

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Outlook Inhalte schnell finden

Eine sehr interessante Option in MS Outlook ist die Möglichkeit mehrere PST Dateien (Persönliche Ordner) zu verwenden. Z.B. gibt es viele kostenlose „Kalender PST Dateien“ auf einigen Webseiten, die Beispielsweise gesamten Bundesliga Spielpläne enthalten.

Tja, das kann aber auch zu einem Problem werden, wenn man sehr viele solcher PST Dateien hat. Dann kann es sehr lange dauern, bis man das richtige gefunden hat.

Nun stelle Ich hier immer wieder Programme, die die besagten Probleme lösen.

Diesmal heißt das Programm Lookeen, mit dieser Outlook Erweiterung spart Ihr eine Menge Zeit, wenn es um das finden von wichtigen Informationen in Outlook geht.

Die Suchergebnisse werden im Bruchteil einer Sekunde dargestellt!

Die Erweiterung hat sogar ein Zertifikat von Microsoft erhalten, welches Ladezeiten beschleunigt und Inkompatibilitäten zu anderen Outlook Erweiterungen verhindert.

Auch in Windows Vista können die Vertrauensstellungscenter individuell angepasst werden.

Lookeen durchsucht und Kategorisiert übrigens auch Archiv- oder Exchangeordner.

Leider gibt es die Erweiterung nur für Outlook® 2003 und 2007. Zum testen habt Ihr 14 Tage Zeit.

Na dann mal ran an das Finden…

Downloadseite:

Outlook Suche Erweiterung Lookeen

Outlook Daten einfach austauschen.

Mit Outlook kann man ja bekanntlich eine Menge Sachen im Bereich der Kommunikation machen. Aber ein Szenenario hat MS wohl komplett vergessen, wenn man mal seine Mails, Kontakte und Termine z.B. auf einem Laptop mitnehmen möchte. Klar, das kann man mit MS Exchange auch wunderbar erledigen, aber für nur einen Laptop, mal ebenso die Daten abzugleichen ist diese Möglichkeit wohl viel zu teurer. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Lösungen zur Outlook Synchronisation.

Z.B. die Outlook Erweiterung Mapilab Share and Sync oder SYNCING.NET for Outlook.

Mit diesen Erweiterungen könnt Ihr überall bequem Offline arbeiten und dann alle vorbereiteten Nachrichten und Termine mit eurem Standard Outlook synchronisieren.

Ich finde diese Tools sehr nützlich den Sie können einem oft helfen, den richtigen Termin zu finden oder die richtige Adresse griffbereit zu haben.

Aber testet es einfach mal selber und schreibt mal welches Ihr besser findet.

download: SYNCING.NET for Outlook

download: MAPILab Share \’n\’ Sync (302B) Produkt wurde eingestellt

Entwickler Tool für SharePoint Services

Für alle die etwas tiefer in der Materie „Windows SharePoint Services“ stecken, möchte ich euch ein interessantes Programm vorstellen, das die Entwicklung von Anwendungen für diesen Bereich erheblich vereinfacht. „MAPILab Spy for SharePoint“ kann euch in zwei Bereichen unterstützen:

  1. Browser zur Untersuchung des SharePoint Objektmodells.
    Durch die .NET Reflektion Technologie werden im Browser alle Eigenschaften, Objekte und Methoden angezeigt.
  2. Inhaltsbezogene Abfolgen auf C#
    Hiermit habt Ihr die Möglichkeit Methoden auszutauschen und beliebige Objekte aufzurufen. Es ist auch möglich Werte von beliebigen Eigenschaft und Feldern zu erhalten, dazu gehören auch versteckte Werte wie z.B. private, geschützte, interne.
    Die Erweiterung hat viele Beispiel Codes die Ihr direkt in eure Anwendung übernehmen könnt.

Mit dem Tool könnt Ihr unbegrenzt viele Fenster gleichzeitig öffnen. Der Browser stellt die benötigen Objekte gut dar dadurch verliert Ihr nicht den Überblick.

Ihr könnt MAPILab Spy for SharePoint 15 Tage kostenlos testen

Unterschiedliche Outlook Startparameter verwenden.

Sicherlich wisst Ihr dass man Outlook mit unterschiedlichen Parametern starten kann. Man erstellt sich dazu eine Verknüpfung z.B. auf dem Desktop. Nun kann man einfach in die Eigenschaften der Verknüpfung am Ende einen Parameter angeben:

C:\Programme\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe/a

Das /a startet Microsoft Outlook mit einer neuen Nachricht mit der ein Anhang versendet werden kann.

Es gibt nun eine Vielzahl von solchen Parametern mit dem man Outlook starten kann. Um alle auszuprobieren müsst Ihr immer wieder eine Desktop Verknüpfung erstellen, das ist recht zeitintensiv, zumal man auch erstmal alle Parameter wissen müsste. Diesem Problem hat sich Peter Marchart angenommen und eine interaktive Excel®-Arbeitsmappe erstellt. Mit dieser Arbeitsmappe könnt Ihr bequem alle Outlook®-Startoptionen ausprobieren und bei Bedarf in die Zwischenablage kopieren. Die neuen Verknüpfungen könnt dann wieder per STRG + V auf eurem Desktop ablegen, so könnt Ihr euer Excel immer nach euren wünschen starten.

Diese kostenlose Outlook Erweiterung kann eine Menge Zeit sparen…

Gelöschte Office Daten wiederholen

Fast jeder von euch nutzt sicherlich in irgendeiner Art und Weise Datenträger zum Austausch von Dokumenten. Was passiert wenn diese Daten z.B. Smart Media Karte gelöscht werden, sind nicht mehr im Papierkorb von Windows wieder zu finden. Bestimmt habt Ihr auch einmal erlebt dass sich der Rechner aufhängt und eure Office Daten sind dann weg.

Schade Eigentlich.
Aber ich würde nicht über diese Problem berichten wenn ich nicht schon eine Lösung für euch parat hätte, denn genau an dieser Stelle setzt die Office Erweiterung MAPILab File Recovery an! Diese Erweiterung kann die gelöschten oder verloren gegangen Office Daten wiederholen.

Dabei werden alle gängigen Speieichermedien unterstützt (z.B. von CompactFlash Cards (Type I/II), SmartMedia Cards, USB Sticks, Festplatten, IBM Microdrives, MultiMedia Cards (MMCs), und Secure Digital (SD) Cards).
Die leicht zu installierende Software stellt die Daten von Microsoft® PowerPoint®, Microsoft® Word, Microsoft® Project, Microsoft® Publisher, Microsoft® Excel, Microsoft® Visio und vielen weiteren Dokumentformaten

Mit der sehr leichten Menüführung bekommt man schnell seine Daten wieder.
Man muß nur das entsprechende Häkchen setzen und den Datenträger auswählen und schwubs ist alles verloren gegangene wieder dar!
Auch wenn der Datenträger bereits formatiert wurde, das kann nicht jedes Programm.

Aber testet es doch einfach mal selber.

Excel Verknüpfungen reparieren

Mit Excel kann man ja die tollsten Sachen, wenn man z.B. unterschiedliche Berichte hat kann man dieser in einer Datei zusammenfassen. So werden z.B. euere Verkaufszahlen super Übersichtlich zusammengefasst. Was ist aber wenn eine Datei umbenannt oder sogar an einen anderen Ort verschoben wird?

Tja, dann ist das Dilemma groß, die Verknüpfungen müssen wieder „von Hand“ angepasst werden. Wenn eure Dateien nun noch von mehreren Leuten gleichzeitig verwendet werden tritt der Fall sehr wahrscheinlich, sehr oft ein.

Aber für dieses Problem gibt es auch eine Lösung, die da heißt Fix Broken Link. Mit dieser Microsoft Excel Erweiterung werden ungültige Verknüpfungen sehr schnell gefunden und repariert. Das kann einen enormen Zeitgewinn darstellen.

Folgende Funktionen im Detail bietet das Programm.

  • Durchsucht alle Dokumente nach ungültigen Verknüpfungen
  • Repariert alle ungültiger Verknüpfungen
  • Verknüpfte Dateien können bequem in andere Ordner verschoben oder kopiert werden
    Die Excel Erweiterung überwacht Sie dabei wenn Sie die verknüpften Dateien an einem anderen Ort ablegen und ändert dies. Wenn einer von euch z.B öfters an ein und derselben Datei aber immer wechselnden Rechnern arbeiten muss ist diese Funktion sehr hilfreich.
  • Dokumente die im Internet liegen oder auf SharePoint Servern werden auch überwacht
    Die Entwickler haben nichts vergessen! Sogar die Dokumente die sich im Internet befinden, erfasst das Tool und prüft Sie ab.

http://www.mailhilfe.de/download/tools-file-821-fix-broken-links-for-excel-html

    Outlook Warnhinweise abschalten

    Outlook Warnhinweise abschalten

    Vielleicht habt Ihr euch schon mal daran versucht ein Makro oder sogar eine kleine VBA Anwendung für euer Outlook zu schreiben. Wenn Ihr dann eurer kleines Programmierwerk starten wollt, werdet Ihr immer durch einen blöden Sicherheitshinweis von Outlook gebremst.

    „Zugriff erlauben, Zugriff blockieren oder doch nur mit den Outlook-Standardeinstellungen testen und arbeiten?“.

    Das kann auf die nicht nur Nerven, sondern auch eine Menge Zeit kosten. Diese nervige Abfrage kann auch öfters erscheinen wenn Ihr nur mal eben so ein kleines Outlook Addon testen wollt.
    Aber nicht verzagen Emailtipps fragen!

    Es gibt natürlich auch eine Software die diese Fragerei einfach abstellt. Advanced Security for Outlook heißt die kostenlose Software von Mapilab -> Download (1347 KB)

    Sollte dazu noch erwähnen, dass es eine bestimmte Anzahl von Aufgaben gibt, die ein Outlook Programmierer nur über “geschützte” Handhabungen darstellen kann. In einem solchen Fall ist die Outlook Erweiterung eine echte Wohltat.

    Danke an die Programmierer…

    Doppeltes durch synchronisieren

    Fast alle Handy die man heute so bekommt, bieten die Möglichkeit an, die Nachrichten, Kontakte und alle weiteren Daten mit Outlook abzugleichen. Das geschieht meistens recht einfach über Active Sync. Aber was passiert wenn beim abgleichen das Handy oder der Rechner abstürzt?

    Ihr werdet sagen nichts weiter! Der Rechner oder das Handy wird neu gestartet und dann steckt Ihr das Kabel wieder an das Handy und synchronisiert einfach weiter drauf los.

    Und „schwubs“ habt Ihr das Datenchaos!

    Auf einmal erscheinen alle Elemente wie Nachrichten, Kalendereinträge doppelte oder sogar mehrfach in Ihrem Outlook.

    Tja, jetzt könnten Sie alle Duplikate „von Hand“ löschen, diese Methode ist beim ersten Mal wenn das passiert sicherlich die erste Wahl. Beim zweiten Mal werdet Ihr wahrscheinlich versuchen das Problem über Filter zu lösen, was immer sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.

    Aber das ganze geht auch einfacher.

    Mit einer entsprechenden Software wie z.B.

    1-Klick Duplikate oder mit Duplicates Remover for Outlook.

    Diese Programme können mehrfache Elemente von Kontakten, Notizen, Aufgaben, Journaleinträgen und Kalendern in unterschiedlichen Outlook Verzeichnissen entfernen.

    download: 1-Klick Duplikate (302B)

    download: Duplicates Remover for Outlook (302B)